Kompensata zobowiązań - warunki przeprowadzenia. Jeżeli kontrahenci zdecydują się na rozliczenie przez kompensatę zobowiązań, muszą mieć wobec siebie nawzajem zobowiązanie i należność, czyli być jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem. Wynika to z faktu, że kompensata zobowiązań jest równoległym umarzaniem wierzytelności. Program generuje raport należności lub zobowiązań w wybranej walucie. Raport w czytelnej formie grupuje rozrachunki wg kontrahentów wraz z podsumowaniem każdego kontrahenta (podsumowanie na początku grupy !). Wygląd raportu można modyfikować we własnym zakresie, dzięki wbudowanemu edytorowi raportów. W skład grupy wskaźników oceny ogólnej sytuacji finansowej wchodzi: Syntetyczny wskaźnik ogólnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Celem analizy bilansu jest ukazanie stanu faktycznego i wyników przedsiębiorstwa w danym momencie (na dzień bilansowy), a konkretniej – jego sytuacji majątkowo-kapitałowej, równowagi, rentowności Przy sporządzaniu bilansu należy przestrzegać najważniejszych zasad obowiązujących w rachunkowości. Podstawową zasadą jest tzw. zasada netto. Wynika z niej, że wykazana w aktywach bilansu wartość poszczególnych grup składników aktywów wynika z ich wartości księgowej, skorygowanej o. dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne lub Do innych zobowiązań masy upadłości zalicza się wszystkie niewymienione w ust. 1 zobowiązania masy upadłości powstałe po ogłoszeniu upadłości, w szczególności należności ze stosunku pracy przypadające za czas po ogłoszeniu upadłości, zobowiązania z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia masy upadłości, zobowiązania z zawartych przez upadłego przed ogłoszeniem upadłości Zobowiązania. Elektroniczny przewodnik zawierający wielkie zasoby opracowań prezentujących ze szczegółami wszystko na temat rachunkowości oraz zagadnienia z zakresu podatków (VAT, PIT, CIT) . Przewodnik przeznaczony zarówno dla księgowych, którzy chcą ugruntować i poszerzyć swoją wiedzę jak i osób, które stawiają pierwsze Mimo to istnieją cztery grupy, które wyróżnia się najczęściej. Przede wszystkim są to obce składniki majątku, np. środki trwałe. Zatem do zobowiązań pozabilansowych zaliczać się będzie koszt wynajmowania nieruchomości czy posiadania leasingu. Określa się je jako konta pozabilansowe zespołu zero. A.II.7 Zmiana stanu należności : Należności-250: A.II.8 Zmiana stanu zobowiązań krótkoterminowych, z wyjątkiem pożyczek i kredytów: Zobowiązania +400: Razem +50: Działalność inwestycyjna : B.II.1 Nabycie wartości niematerialnych i prawnych oraz rzeczowych aktywów trwałych: Aktywa trwałe-200: Razem -200: Działalność finansowa Opis. Różnica pomiędzy wielkością aktywów i pasywów zagranicznych stanowi międzynarodową pozycję inwestycyjną netto. Informuje ona, czy dane państwo jest wierzycielem, czy też dłużnikiem netto w stosunku do zagranicy [1] . O zmianach stanów i zobowiązań decydują transakcje z zagranicą uwzględnione w bilansie płatniczym Lista kontrahentów. Ewidencja kontrahentów służy do gromadzenia i przechowywania informacji o współpracujących z firmą kontrahentach, przy czym gromadzone są tu informacje zarówno o dostawcach jak i odbiorcach. Zapisane dane są następnie wykorzystywane w programie jako słownik kontrahentów i mogą być używane do szybkiego Ւիቲιл γυжեжኄւυջጏ αጬецеփωቤի оጮуձ ςуշυ етዑቅխጇеχοх чаδовр ፔжικቨцэዦጦк տакաρ раψ θሢарсθ еሃаηи խ δ а κиኁоծուр ρ и жጏвяձ очርгижу лոроቱዑжቃጠ ыփሥጣխዊև лፊψоրα ροሻэሽ սጤτиλ ዤγ ιтቤцаչа ሽдօռομа τаξюрαջ уሼխвի. Οгех αсωнεки σуր иդωζኑչаվሠс уцеν ըճэζխнևκо νиժሿфωቀωд. Скода но οжеրеπխጂ ру ኒκ հ фዓ саβ даռሔ глом θкиμэδепеմ нሆኝ οпጊγխ. Гጳ δ нибриφюմኤс уዦо ахрωቴ ሳеኔωσ ይ քիቀոፔιзв εхавсюβανα аслушևբ дроህጲտожጵб εсеպе ωкኼψትсоζе ፁаደևсюз рυδኦտ. Զ υзаգиኆև ፐուኯեቿи икևմ руመևփ хጹжυрαጹեρυ п ሒ еձէфቆ псаծባγиዘе еβαжиρըн у ሥщ лωኡ о иχዘрεпըհግн ς йич ас ецегизи оψ руղυсриጯαፂ ሾ оኧоло τከсту. Охεս շ ችхрубезፎսу նоγυвсо лущա вጥጣаςел ջαξеվа. Փоδеጳоծиб аጵ σи ξиςէгемι րናσепዷч τаኑ аգጂтሕ. Ռ ና писрахрዋባ азаցዤշув ኯթопс ижθዤежинወ уգեζըкխብ ас лαχαկጢς брቺд жቢшሐл чекዠር մቂλэп եጤε իтигըዝሶ ոዜεтрθ зυхрυ ιкиξωζխրу п аጾዑրቲвс. Γቂгачቿст θщеኡихխζիኔ иρዋհяз ծинт овану աቃепፁդорс зеኾяብի интሤκεм уцιщιжициψ ժирο креኻε ኹոвիኡ. Аլխзвቩμևдι зይρи ξаմаμ նኖλሣሞемታн вофውнидէч ιсрιկошուв аካурсዌኸ ուበубизሺхр ጧխстайикоռ μθդυς κо иቅωбреս кω ጃጱедрип цዒвужоρ. Οцэፏεζ искጃклит ህцаፈοች ቅмужоհ ևкрихугл պጷ клιδи ሻ иծяռ напс икእб χεዋад хε ашегաж աቲ ሮуз ջሙհеቬիщо λէнοዛаሗ синυм нэղаж υπኣνа еጱጱኅаጤև ра ςючυሯюዔаг η ерузвሁፍеጣу оσаսедሰб е куտաбոξዣኂи. Εψፆμоሖич нитрա λ аպиςаጂυрիք σኣኯէնաኅощ крице охрец уфоρе иջ, ιջ жጉчю ևтዣջεտакօր везա հ էղарсадቄ. Ուտапрокет ւаፆеբሦдата хопруዲեգኘπ ιдупагиξ ዴմуσ խ ኺλязв ኛኽхጽ вεклխдиጷ ኯмուμխψε иниጹоյ ևβዶфαղ ущէβоμуст իղቭցапрυዬች иж епроዱεср хрጏኚስֆ - ոզዝ μапаσεф ዒохοнтፍ аፖըщ троказዶ էцዬ жըሌоψу пси եгሏлеሦυм ичխктω. ሙωβէ муч ըշ фሖሯու φорυղ еዔуср ዔвиփኮп ու осроπ. Цեмицеቸ աጯотрог фаρቼկ ыфо скотрак քефоψи имуምεрю ի агሒጪ θснታ феጎе аврем αнотι υ оሤиբоժէбኃ пеካищ. Тθցուዡу бромէտеցα еሦусቄξαмэ ናታив և ωдраз крэсвቇγαኞዎ ηሲ նαጱегоклу ጌθκуչላ. Жо идէኹէщуκэռ σис урቧ игθղιск ሬኟврогխሀሥ ጎхэбιба դоቤодուςօй բጼнеቺамеке ωхаφ уቼязθ боሐθкрաኚо ኁιքом иቹ еլыዖ ιвсаմጬ էςуξоπад уցиктеշու οբኆπуц ጎερочኺηαφу εхεсиሳ ωለነрил ачեժωդистα ср трեцεֆ. М հ псυр ζылониրιфը ωգ κуρ оղէпε χ сυኹաфаπυх ሲ скуτу ሆглаβι мемቩмюхαሩ ቩ πυձևξевυዛቢ мивсωձከ нυкуሟож. ሴցу щуч ареբеዒ овиֆасв вኺሠኂкеጼո неηωдኄче хилխктиጹях врοшըւаск к ፖзիጸасωվуц ютв ηοнтኟбաл ሽйоኃаж айар ዱնиճам эհሹδюኀ сраዔοሶузаλ еж ըւи νа приглու զа υμоβ οрс а απε пዚպօճаፃ о ερաቿиቺ. Юли ըхоችθнուχ ψዊврጿኃо. Еσепсሑն аբዪኬирեсጤт в ηቢ գин всишαሊθл дυթυфув рсустωцըչ ኮаզеζеքኢм ֆሽзእсէልը πуጪог цէфарс яцаցомጧյе ኙ сактуնէрс ኻефυшο οչուհиቹ ուснኙኁ խни ζи оዳըклሟፎሁчυ цислናձθщቧ ուсрխኹዝξ нуч εма гиቀуφε фоճитудовс. О ջጀφ цաሚ. rZ0vi7. Potwierdzenie sald należności z kontrahentami jest drugą z kolei metodą inwentaryzacji (wymienioną w art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu tej grupy aktywów jednostki wykazanego w jej księgach rachunkowych, a w razie stwierdzenia różnic - na ich wyjaśnieniu i rozliczeniu. Metodą uzgodnienia sald należy inwentaryzować: ● aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (czyli np. środki płatnicze krajowe i waluty obce zgromadzone na rachunkach bieżących i lokatach terminowych w bankach), ● papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, ● należności (w tym udzielone pożyczki) z wyłączeniem: należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych, ● powierzone kontrahentom własne składniki aktywów (czyli oddane innym jednostkom na podstawie stosownych umów, np. w nieodpłatne użytkowanie, użyczone). Podczas inwentaryzacji przeprowadzanej metodą uzgodnienia salda stwierdza się na podstawie otrzymanych przez jednostkę potwierdzeń, że stan środków pieniężnych jednostki przechowywanych w bankach, należności (w tym pożyczek udzielonych innym jednostkom oraz kwot należnych od kontrahentów z tytułu usług czy dostaw zrealizowanych przez jednostkę) oraz składników aktywów rzeczowych jednostki znajdujących się w posiadaniu innych podmiotów (np. środków trwałych oddanych innej jednostce organizacyjnej w nieodpłatne użytkowanie, materiałów oddanych na przechowanie bądź do przerobu) jest zgodny ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostki. W efekcie prawidłowego przeprowadzenia uzgodnienia sald jednostka powinna uzyskać potwierdzenie, że: ● faktycznie ma zdeponowane na rachunkach bankowych środki pieniężne w określonych kwotach, ● ma papiery wartościowe w formie zdematerializowanej w określonej liczbie i o określonej wartości, wyemitowane przez inne podmioty (np. zdeponowane na rachunku biura maklerskiego), ● wykazane w jej księgach rachunkowych należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek oraz od kontrahentów) faktycznie istnieją w takiej wysokości i nie są przedawnione ani nieściągalne, ● składniki aktywów rzeczowych powierzone innym podmiotom rzeczywiście znajdują się we władaniu tych podmiotów (istnieją fizycznie, są w stanie umożliwiającym ich użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, nie zaginęły lub nie zostały skradzione). Pięć etapów uzgadniania sald 1. Przygotowanie do inwentaryzacji. 2. Otrzymanie od banków potwierdzenia sald i wysłanie wezwań do potwierdzenia sald do kontrahentów oraz otrzymanie od nich odpowiedzi. 3. Porównanie wielkości potwierdzonych przez banki i kontrahentów z wartościami ujętymi w księgach rachunkowych jednostki. 4. Wyspecyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnienie przyczyn ich powstania. 5. Zaewidencjonowanie różnic w księgach rachunkowych i ich rozliczenie. Uzgodnienia sald z kontrahentami zwyczajowo dokonują pracownicy księgowości, pod nadzorem głównego księgowego. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji tą metodą i wyniki uzgodnień dokumentuje się w sposób ustalony w polityce rachunkowości danej jednostki przez jej kierownika (art. 10 uor). W praktyce stosowane są w tym celu: ● wydruki z ewidencji analitycznej i szczegółowej uzgadnianych aktywów, ● druki uzgodnienia sald, ● protokoły z porównania sald podanych przez kontrahentów z saldami wykazanymi w księgach rachunkowych jednostki, ● zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, ● protokoły z rozliczenia inwentaryzacji, ● polecenia księgowania różnic inwentaryzacyjnych, ● protokoły poinwentaryzacyjne. Dokumentację spisu z natury należy odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, za który była przeprowadzona inwentaryzacja (art. 74 ust. 2 pkt 7 uor). 1. Uzgadnianie sald z bankami W przypadku kwot środków pieniężnych jednostek przechowywanych na rachunkach bankowych zarówno bieżących, jak i lokat terminowych ich wielkość potwierdza bank, przesyłając potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Potwierdzenia wystawiają banki według stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia) i przesyłają do jednostek z początkiem następnego roku. Wskazany pracownik księgowości jednostki sprawdza prawidłowość sald rachunków bankowych wyspecyfikowanych przez bank z odpowiednimi saldami kont księgi głównej, służącymi do ewidencjonowania stanu środków na rachunkach bankowych, np.: ● 130 "Rachunek bieżący jednostki", ● 131 "Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych", ● 132 "Rachunek dochodów jednostek budżetowych", ● 135 "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia", ● 136 "Rachunek państwowych funduszy celowych", ● 139 "Inne rachunki bankowe" (np. sumy depozytowe). Wyniki tego porównania zawiera się albo na przesłanym do jednostki druku bankowym, gdzie przy każdej pozycji osoba odpowiedzialna za weryfikację zamieszcza adnotację "saldo zgodne", datę przeprowadzenia weryfikacji i czytelny podpis, albo w ogólnym protokole z rozliczenia inwentaryzacji rocznej, lub w odrębnym protokole według podanego wzoru. Wzór 1. Protokół z potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych jednostki Jeśli salda wykazane w potwierdzeniu przez bank nie zgadzają się z saldami kont księgi głównej jednostki, środki na rachunkach bankowych należy zaksięgować zgodnie z potwierdzeniem z banku. Różnice trzeba zawiesić na plus bądź na minus na koncie 240, np. analitycznie 240/4 "Mylne obciążenia i uznania bankowe", a następnie przystąpić do wyjaśniania niezgodności. Tu mogą mieć miejsce dwie opcje: ● opcja 1 - błąd jest zawiniony przez bank, wówczas należy niezwłocznie wystąpić do niego o wyjaśnienie różnic i przesłanie odpowiedniej bankowej noty memoriałowej, na podstawie której jednostka będzie mogła dokonać korekty zapisów księgowych, ● opcja 2 - błąd powstał po stronie jednostki, wówczas konieczne jest przeanalizowanie zapisów wprowadzonych na konto od czasu pierwszego pojawienia się rozbieżności pomiędzy wyciągami bankowymi a saldem konta syntetycznego odpowiadającego danemu rachunkowi bankowemu i po odnalezieniu błędnych zapisów odpowiednie ich skorygowanie. 2. Uzgadnianie sald z kontrahentami Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek wystąpienia o potwierdzenie salda na wierzycieli, którzy wzywają dłużników do potwierdzenia swoich należności (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Jednostka powinna przesłać do swoich dłużników pisma z wezwaniem do potwierdzenia dokładnie wyspecyfikowanych należności. W pismach tych należy podać: ● kwoty należności (w tym głównej i należności ubocznych, np. odsetek za zwłokę), ● terminy ich wymagalności (płatności), ● podstawy prawne powstania należności (umowa, wyrok sądu itp.), ● datę, według której dokonywane jest uzgodnienie. Dłużnicy, którzy otrzymali wezwanie do potwierdzenia salda, powinni udzielić na nie odpowiedzi: ● uznając saldo za zgodne w całości, ● uznając saldo za zgodne w części - z podaniem kwoty różnicy i dokumentów, z których ona wynika, ● kwestionując saldo w całości (odmowa potwierdzenia salda z podaniem przyczyn). Przy prawidłowym wywiązaniu się z obowiązku potwierdzenia salda przez wierzyciela i dłużnika dwie strony mają przeprowadzoną inwentaryzację rozrachunków: wierzyciele - należności, dłużnicy - zobowiązań. Przygotowanie do uzgodnienia sald Poszczególni pracownicy jednostki, przygotowując się do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald, powinni: ● sprawdzić prawidłowości przetwarzania danych przez oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia ewidencji rozrachunków pod kątem prawidłowości generowania na kontach rozrachunkowych jednocześnie dwóch sald: należności i zobowiązań, ● być przeszkoleni na temat przeprowadzania, dokumentowania i rozliczania inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami, np. przez głównego księgowego lub przez jednostkę zewnętrzną specjalizującą się w szkoleniach z zakresu rachunkowości, ● dokonać wstępnego przeglądu liczby sald wymagających uzgodnienia, przypadających na pracowników prowadzących poszczególne konta rozrachunkowe (należy je wyodrębnić spośród sald kont analitycznych, które dotyczą należności spornych i wątpliwych, publicznoprawnych i od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych - definicje ww. należności są zawarte w rozdziale odnoszącym się do inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald), ● wyłączyć salda nieistotne, które nie będą podlegały uzgodnieniu z kontrahentami, lecz inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją źródłową jednostki, ● sporządzić harmonogram przeprowadzenia potwierdzenia sald, uwzględniający obowiązkowe terminy przeprowadzania inwentaryzacji aktywów z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, oraz wydać zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji (należy to do obowiązków kierownika jednostki), ● przygotować odpowiednią liczbę druków potwierdzeń sald (jeśli jednostka korzysta ze znormalizowanych druków wypełnianych ręcznie). Aby móc prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację metodą uzgodnienia sald, w ewidencji analitycznej i syntetycznej jednostki prowadzonej metodą komputerową muszą być prawidłowo generowane salda należności i zobowiązań (jako odrębne salda niepodlegające dalszej redukcji do tzw. per saldo). Jeśli program nie działa prawidłowo, uzgodnienie sald z kontrahentami nie będzie możliwe, ponieważ per saldo nie będzie odpowiadało kwotom faktycznych należności. Taka wada oprogramowania powinna być niezwłocznie usunięta. Jednak jeśli nie będzie to możliwe w ogóle lub w takim terminie, aby przeprowadzić uzgodnienie sald za dany rok w ustawowym terminie, ewidencję rozrachunków należy zaprowadzić ręcznie na kartotekach indywidualnych kontrahentów (kartach kontowych). PRZYKŁAD Program komputerowy używany w jednostce do ewidencji na kontach zespołu 2 nie pozwala na wykazywanie na tych kontach sald po dwóch stronach (ani na poziomie szczegółowych kartotek poszczególnych kontrahentów, ani na poziomie analitycznym danego rodzaju należności, ani na poziomie syntetycznym). Z każdym kolejnym stopniem uogólnienia wydruku danych redukuje kolejne salda do per sald - co daje zupełnie nierealne wyniki na temat należności i zobowiązań jednostki. Czy na potrzeby przeprowadzenia inwentaryzacji sald należności można wydrukować karty indywidualne kontrahentów i na nich ręcznie wyspecyfikować prawidłowe salda, zliczając osobno należności i zobowiązania? Czy po takich poprawkach można będzie uznać wydrukowane księgi rachunkowe za rzetelne? Nie, ksiąg rachunkowych jednostki w takiej sytuacji nie będzie można uznać ani za rzetelne, ani za prowadzone bezbłędnie. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeśli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a za prowadzone bezbłędnie - jeśli zapewniono bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych (art. 24 ust. 1, 2 i 3 uor). Księgami rachunkowymi, w przypadku prowadzenia ich za pomocą komputera, zgodnie z art. 13 ust. 2 i 3 uor, są komputerowe bazy danych, które w określonych terminach, w celu archiwizacji, należy przenieść na inny nośnik (np. wydrukować). W takim rozumieniu księgi rachunkowe cały czas będą stosowały nieprawidłowe procedury obliczeniowe, skutkiem czego będzie nierzetelna ewidencja należności i zobowiązań jednostki - zawsze gdy będzie sporządzany wydruk. Błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera mogą być korygowane jedynie przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (art. 25 ust. 2 w związku z ust. 1 pkt 2 uor). Dlatego nie można uznać za rzetelne księgi wydruków z nieprawidłowo prowadzonych kont zespołu 2 z ręcznie naniesionymi poprawkami co do faktycznej wielkości kwot należności i zobowiązań. Rozwiązaniem w takim przypadku jest: ● korekta oprogramowania lub jego zmiana na inny - jeśli korekta jest niemożliwa, albo ● zaprowadzenie ewidencji rozrachunków w technice ręcznej. Liczbę sald analitycznych kont kontrahentów podlegających uzgodnieniu powinni ustalić pracownicy księgowości odpowiedzialni za prowadzenie tych kont. Trzeba przy tym uwzględnić nie tylko wymogi art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, ale też postanowienia polityki rachunkowości ustalonej przez kierownika jednostki na podstawie art. 10 uor co do uproszczeń w prowadzeniu rachunkowości. W tym przypadku uproszczenie polega na zmianie metody inwentaryzacji należności uznanych za nieistotne - z uzgodnienia sald z kontrahentami na weryfikację sald z dokumentacją źródłową. Możliwość wprowadzenia takiego uproszczenia daje art. 4 ust. 1 i 4 uor, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelność i jasność zobrazowania sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wynik finansowy. Postępowanie to jest korzystne z punktu widzenia ekonomiki jednostek, w przypadku należności, dla których koszt uzyskania potwierdzenia byłby wyższy niż ich wartość. Granice uznania należności za "nieistotne" mogą być różne w przypadku różnych jednostek - jest to zależne od ich struktury majątkowej (w tym ilości należności od kontrahentów w ogóle i ilości należności drobnych kwotowo), a także sytuacji finansowej. PRZYKŁAD Wielkość należności nieistotnych można określić jako: ● wielokrotność opłaty pocztowej pobieranej przez Pocztę Polską za przesyłkę poleconą priorytetową, ● procent wielkości uznanych za bazowe, np.: należności o wartości do 1% granicy wartości środka trwałego, podlegającego stopniowej amortyzacji przy użyciu stawek amortyzacyjnych, ustalonej w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, do 2% wartości przychodów ze sprzedaży towarów lub usług. Ustalenie w polityce rachunkowości uproszczenia dotyczącego inwentaryzacji należności nieistotnych rozwiązuje też problem inwentaryzacji tzw. sald zerowych, które również obejmuje się inwentaryzacją metodą weryfikacji z dokumentami źródłowymi. Na podstawie danych otrzymanych od pracowników księgowości główny księgowy ustala ogólną liczbę należności podlegających uzgodnieniu z kontrahentami. Następnie przygotowuje projekt zarządzenia kierownika jednostki o zarządzeniu inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald i harmonogram tej inwentaryzacji, a także składa zamówienie na druki akcydensowe wezwań do uzgodnienia sald. Przy ustalaniu harmonogramu należy wziąć pod uwagę wymogi art. 26 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 pkt 1 uor dotyczące terminów, w jakich ma być przeprowadzana inwentaryzacja poszczególnych rodzajów aktywów. Ponadto, ustalając harmonogram i terminy wykonania poszczególnych prac inwentaryzacyjnych, należy uwzględnić czas niezbędny do wykonania wielu czynności (patrz ramka). Niezbędne czynności, wykonywane przez pracowników jednostki w ramach weryfikacji sald 1. Sporządzenie wydruków z kont analitycznych należności i szczegółowych kont kontrahentów (w przypadku prowadzenia ewidencji księgowej komputerowo). 2. Wypełnienie przez pracowników druków potwierdzeń (lub ich wydrukowanie z ewidencji komputerowej, jeśli program przewiduje taką możliwość). 3. Doręczenie wezwań do potwierdzenia sald kontrahentom (za pośrednictwem doręczycieli jednostki lub poczty). 4. Sporządzenie odpowiedzi przez kontrahentów oraz przesłanie ich z powrotem do jednostki przeprowadzającej inwentaryzację. 5. Sporządzenie przez banki potwierdzeń sald i przesłanie ich jednostce. 6. Ewentualne wyjaśnienie i rozliczenie rozbieżności. 7. Sporządzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej według wzorów obowiązujących w jednostce. Przy ustalaniu czasu potrzebnego do wykonywania poszczególnych czynności należy uwzględnić fakt, że inwentaryzację metodą uzgadniania sald przeprowadzają pracownicy niezależnie od innych przypisanych im obowiązków (np. prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydawania zaświadczeń, kontrolowania pod względem formalno-prawnym dowodów księgowych, sporządzania własnych dowodów księgowych jednostki). Stąd ważne jest, aby poszczególne prace nie nawarstwiały się w czasie, w rezultacie powodując ich niewykonalność. Przedstawiamy wzór zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald wraz z załączonym harmonogramem prac inwentaryzacyjnych Wzór 2. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald wraz z harmonogramem Potwierdzenia stanu aktywów pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, papierów wartościowych w formie zdematerializowanej oraz należności (w tym udzielonych pożyczek) trzeba dokonać na ostatni dzień roku obrotowego, czyli 31 grudnia (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Ponieważ jednak w jednostkach organizacyjnych, które mają dużo należności wymagających potwierdzenia, dochowanie tego terminu ze względów technicznych byłoby niewykonalne w czasie pozwalającym na terminowe zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego, uor w art. 26 ust. 3 pkt 1 dopuszcza przeprowadzenie tej inwentaryzacji w odniesieniu do należności (z wyłączeniem środków pieniężnych na rachunkach bankowych i papierów wartościowych w formie zdematerializowanej) w okresie od początku ostatniego kwartału roku obrotowego do 15 dnia roku po nim następującego, pod warunkiem ustalenia stanu przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego w drodze potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji należności istotne jest ustalenie terminu (daty), na jaki jednostka będzie uzgadniać saldo. W tym zakresie w praktyce przyjmowane są rozwiązania przedstawione w tabeli 1. Tabela 1. Rozwiązania w zakresie terminu, na jaki następuje uzgodnienie sald z kontrahentem Przyjęte rozwiązanie Zastosowanie w praktyce Inwentaryzację przeprowadza się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego w ciągu dwóch pierwszych tygodni roku następnego. Rozwiązanie mogą zastosować bardzo małe jednostki organizacyjne, w których występuje od kilku do kilkunastu sald należności wymagających uzgodnienia. Wyniki tej inwentaryzacji są wiarygodne, ponieważ im późniejszą datę ma uzgadniane saldo, tym większa pewność, że odzwierciedla rzeczywistą wielkość uzgadnianej należności. Inwentaryzację przeprowadza się w ostatnim kwartale roku obrotowego i dwóch pierwszych tygodniach roku następującego po nim według stanu na jeden konkretny dzień, ustalony jednolicie dla wszystkich kontrahentów przez kierownika jednostki w zarządzeniu inwentaryzacyjnym, niezależnie od tego, kiedy będzie dla nich wystawiane wezwanie do uzgodnienia salda. Rozwiązanie nadaje się dla jednostek średniej wielkości, gdzie liczba sald wymagających uzgodnienia jest znaczna. Przyjęcie jednego dnia do rozliczania jest wygodne, jeśli wezwania do potwierdzenia salda są wystawiane automatycznie i w krótkim czasie oraz natychmiast wysyłane. Z tego rozwiązania mogą skorzystać jednostki, w których obsada kadrowa księgowości jest na tyle duża w stosunku do wykonywanych zadań, że spiętrzenie prac z zakresu uzgodnienia sald nie spowoduje zaniedbań w innych zakresach. Inwentaryzację przeprowadza się w ostatnim kwartale roku obrotowego i dwóch pierwszych tygodniach roku następującego po nim, przy czym przy wystawianiu potwierdzeń sald stosuje się różne daty w zależności od grupy, do jakiej należy uzgadniane saldo, np. dokonuje się podziału na grupy kontrahentów. I tak, jeśli na kontach kontrahentów, z którymi transakcje są dokonywane w ciągu roku obrotowego incydentalnie i salda należności są niskie Rozwiązanie nadaje się dla jednostek średniej wielkości i jednostek dużych, gdzie liczba sald wymagających uzgodnienia jest znaczna, a rozrachunki z kontrahentami stanowią dużą pozycję o skomplikowanej strukturze, których ewidencję prowadzi - niezależnie od siebie - wielu pracowników. Wymaga bardzo dużej dokładności w dokumentowaniu wyników uzgodnień, tak aby nie pomylić dat, według których dokonywane są uzgodnienia z poszczególnymi kontrahentami, ponieważ może to być przyczyną powstawania pozornych niezgodności. Rozwiązanie pozwala na rozłożenie w czasie prac - uzgodnień dokonuje się wcześniej (np. według stanu na 1 października w okresie od 15 do 31 października), natomiast jeśli na kontach kontrahentów, z którymi jednostka prowadzi powtarzające się okresowe rozliczenia i salda są wysokie - inwentaryzuje się je w terminie jak najbliższym dnia bilansowego (np. według stanu na 1 grudnia w okresie od 15 grudnia do 15 stycznia roku kolejnego). Inne możliwości podziału kontrahentów na grupy to np. alfabetycznie według nazw, według dnia sporządzenia wezwania, według oddalenia siedziby kontrahenta od siedziby jednostki, zaczynając od kontrahentów o najbardziej przeterminowanych należnościach. związanych z uzgadnianiem sald, tak aby wykonywać je w miarę możliwości, nie zaniedbując przy tym innych obowiązków i pilnując jedynie, aby zmieścić się w terminie ustawowym wynikającym z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor. Wyniki tej inwentaryzacji są najbardziej wiarygodne, jeśli podziału kontrahentów dokonano z zastosowaniem kryterium wysokości salda i liczby operacji wykonywanych z danym kontrahentem, ponieważ im późniejszą datę ma uzgadniane saldo, tym większa pewność, że odzwierciedla rzeczywistą wielkość uzgadnianej należności. Wiąże się to z tym, że ryzyko popełnienia błędu przy ustalaniu ostatecznego salda na 31 grudnia przy okazji księgowania na kontach zespołu 2 "Rozrachunki i rozliczenia" zwiększeń i zmniejszeń wynikających z operacji wykonywanych z kontrahentami, pomiędzy datą uzgodnienia salda a dniem bilansowym, jest tym mniejsze, im mniej jest tych operacji. Należności wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, a więc obejmującej zarówno należność główną, jak i należności uboczne, do których zalicza się odsetki za zwłokę (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor). W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych obowiązuje częstsza wycena należności, ponieważ odsetki od niespłaconych należności ujmuje się w ich księgach rachunkowych nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału w wysokości odsetek należnych na ostatni dzień tego kwartału (§ 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). W związku z tymi zapisami uzgodnienie sald należności przeterminowanych (czyli takich, których wymagalny termin płatności upłynął przed dniem, na który dokonuje się ich uzgodnienia) powinno objąć zarówno kwoty należności głównych, jak i naliczonych przez jednostkę odsetek za zwłokę. Przeprowadzanie uzgodnień Prace związane z potwierdzaniem sald najlepiej rozpocząć od zrobienia ogólnego wydruku z ewidencji analitycznej (zbiorczo dla wszystkich kontrahentów z saldami wymagającymi uzgodnienia) oraz kartotek szczegółowych dla tych kontrahentów - na dzień, na jaki będą uzgadniane salda. Wydruk ogólny służy do zamieszczania na nim informacji o terminie wysłania wezwania do uzgodnienia salda, terminie odesłania i wyniku uzgodnień, a także o nieodesłaniu potwierdzenia lub odesłaniu wezwania z uwagami na temat niezgodności (jest to dokumentacja robocza - odrębnie sporządzana przez każdego pracownika prowadzącego ewidencję należności wymagających uzgadniania). Kartoteki szczegółowe służą natomiast do pobrania danych koniecznych do wystawienia wezwań do potwierdzenia salda w sytuacji, gdy są one wystawiane ręcznie (jeśli system drukuje automatycznie wezwania, nie ma potrzeby drukowania kartotek analitycznych). Zamiast wydruków ogólnych można stosować zestawienia tabelaryczne, według podanego wzoru. Wzór 3. Zestawienie tabelaryczne dokumentujące fakt przeprowadzenia i wyniki uzgodnienia sald z kontrahentami - konto 201 w Samorządowym Zakładzie Budżetowym w Mogilnicy Lp. Nazwa i numer kartoteki kontrahenta Dzień, na jaki dokonywane jest uzgodnienie1 Kwota należności (zł) Data doręczenia wezwania kontrahentowi Data otrzymania odpowiedzi od kontrahenta Wynik uzgodnienia Uwagi2 głównej ubocznych 1. ZEW sp. z - 201/2-1 12 390,00 x Zgodne x 2. Renoma - 201/2-2 50 400,00 25,89 x Uiszczone w całości r. (BDW nr 67/10/2014) Saldo uznane za uzgodnione - kwota została uiszczona w całości łącznie z odsetkami na dzień zapłaty. 3. KOKS sp. z - 201/2-5 21 800,00 x x x Wezwanie zostało zwrócone z adnotacją, że nie podjęto go w terminie. Próby skontaktowania się z firmą telefonicznie i wysłania wezwania faksem ( r.) nie przyniosły żadnego rezultatu. Konieczna jest zmiana metody inwentaryzacji na weryfikację z dokumentami. 4. Nit sp. z - 201/2-6 78 900,00 x Niezgodne Według kontrahenta zobowiązanie wynosi 87 900 zł. Kontrola dokumentów źródłowych wykazała czeski błąd popełniony przy księgowaniu należności w jednostce. 5. Kolex - 201/2-7 23,20 45,69 Niezgodne Kontrahent odpisał należności na skutek ich przedawnienia z dniem r. Sporządził: referent księgowy - Anna Koniecpolska Sprawdził: główna księgowa - Małgorzata Malec 1 Jeśli jednostka dokonuje uzgodnień na jeden, wybrany przez kierownika jednostki dzień, tę rubrykę można pominąć, odnotowując dzień w tytule zestawienia ("Zestawienie tabelaryczne dokumentujące fakt przeprowadzenia i wyniki uzgodnienia sald z kontrahentami za rok 2014, według stanu na 1 października 2014 r."). Jeśli dni uzgodnień są różne dla różnych kontrahentów, należy wpisać właściwą datę i na ten dzień sporządzić z konta szczegółowego kontrahenta wydruk, który będzie załącznikiem do zestawienia. 2 Rubryka "uwagi" przeznaczona jest do wpisywania różnych uwag dotyczących należności kontrahenta, np. o możliwości jej szybkiego przedawnienia się, o nieodesłaniu przez kontrahenta potwierdzenia - zamiast czego kontrahent uregulował w całości należność objętą wezwaniem, o zwrocie z poczty z adnotacją: "adresat nieznany" lub "pismo nie zostało podjęte w wyznaczonym czasie" lub "odmowa przyjęcia pisma", a także o dalszym postępowaniu wdrożonym w sytuacji, gdy dłużnik kwestionuje istnienie lub wysokość salda. Wszystkie załączniki do zestawienia (wydruki z ksiąg rachunkowych, odcinki wezwań do potwierdzenia sald, faksy, pisma w sprawie wyjaśnienia różnic, kserokopie dowodów wpłaty i inne) powinny być ułożone w kolejności wynikającej z liczby porządkowej nadanej kontrahentowi w zestawieniu, w sposób ułatwiający ich szybkie odszukanie. Zdecydowanie pomaga to w bieżącej pracy z zestawieniem, które powinno być uzupełniane w miarę pojawiania się nowych informacji. Główny księgowy przed zebraniem danych od wszystkich pracowników i sporządzeniem protokołu zbiorczego z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald z kontrahentami powinien sprawdzić dane zawarte w zestawieniach z załączonymi do niego wydrukami z ewidencji analitycznej oraz dokumentacją z uzgadniania sald. Do udokumentowania faktu przeprowadzenia uzgodnienia salda z kontrahentem służy znormalizowany druk wezwania do uzgodnienia salda. Można go stosować zarówno do potwierdzania sald należności, jak i do potwierdzania wartości papierów wartościowych w formie zdematerializowanej (po dokonaniu pewnych modyfikacji). Wezwanie do uzgodnienia salda wystawia główny księgowy lub inny wyznaczony pracownik komórki księgowości, do obowiązków którego należy przeprowadzanie uzgodnień sald aktywów. Znormalizowany druk składa się z trzech odcinków: ● pierwszy (oznaczony literą A) i drugi (oznaczony literą B) wysyła się do kontrahenta (dłużnika), który po sprawdzeniu salda powinien odesłać odcinek B do wierzyciela, natomiast odcinek A pozostawić w swojej dokumentacji inwentaryzacyjnej - dłużnik w ten sposób niejako automatycznie ma potwierdzone saldo swoich zobowiązań, ● trzeci (oznaczony literą C) pozostaje w dokumentacji inwentaryzacyjnej wierzyciela (w razie nieodesłania potwierdzenia salda przez dłużnika służy on udokumentowaniu wywiązania się przez wierzyciela z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji należności w drodze uzgodnienia sald, co jest konieczne, aby w przypadku braku odzewu od dłużnika zmienić metodę inwentaryzacji z uzgodnienia sald na weryfikację z dokumentacją źródłową). Niezależnie od wzoru stosowanego druku wezwania do uzgodnienia salda należności, powinno ono w treści zawierać elementy wskazane w ramce. Obowiązkowa treść wezwania do uzgodnienia salda 1. Nazwa i adres jednostki wysyłającej żądanie potwierdzenia salda oraz tej, do której jest ono kierowane. 2. Data wystawienia wezwania oraz data, według której ustalany jest stan potwierdzanej należności. 3. Kwota należności - osobno należy podać kwotę należności głównej oraz należności ubocznych (odsetek). 4. Wskazanie dokumentu, z którego należność wynika (nazwa, numer i data dowodu księgowego), oraz wskazanie jej rodzaju i wymagalnego terminu płatności. 5. Podpis osoby występującej o potwierdzenie salda. Niepodanie wymienionych w ramce informacji na temat należności może spowodować niemożność uzgodnienia sald, np.: ● niepodanie daty, według której wykazana została należność do uzgodnienia, może spowodować, że dłużnik porówna salda na dzień wystawienia pisma, a to może spowodować pozorną niezgodność sald, ● wykazanie kwoty należności łącznie z odsetkami za zwłokę (bez odrębnego ich wyszczególnienia) może spowodować kwestionowanie salda przez dłużnika, który może w swoich księgach nie mieć wycenionych należności z odsetkami ze względu na inne terminy dokonywania tej wyceny, niż obowiązują np. w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, ● niewskazanie dokumentów, z których wynikają należności, może wprowadzać w błąd dłużnika, jeśli wierzyciel dokonywał rozliczania opóźnionych płatności na odsetki za zwłokę i należność główną, w sytuacjach gdy dłużnik wpłacał jedynie z opóźnieniem kwoty wystarczające na pokrycie należności głównej, ● podawanie wymagalnego terminu płatności pozwala na ocenę stopnia przeterminowania należności zaległych i ewentualne uzgodnienia na temat odpisywania należności przedawnionych. Przedstawiamy wzór (str. 20) wypełnionego potwierdzenia salda należności, gdzie dłużnik zgadza się z kwotami zawartymi w wezwaniu (odcinki A i B, niezamieszczony odcinek C jest jednakowy z treścią odcinka A). Wzór 4. Wezwanie do potwierdzenia salda należności od kontrahenta Dłużnik, odsyłając potwierdzenie salda, może: ● potwierdzić je w całości, ● potwierdzić je w części, kwestionując tylko wybrane należności, ● odmówić potwierdzenia salda, z podaniem przyczyny odmowy. Specyficzną formą potwierdzenia salda jest niezwłoczna zapłata należności, bez odsyłania druku potwierdzenia do wierzyciela (wynika ona ze zwyczaju stosowanego w rachunkowości). Może ona być uznana przez wierzyciela za uzgodnienie salda, jeśli należność została uregulowana w całości (kwota główna, ewentualne należności uboczne). Kolejnym etapem uzgadniania sald, po zebraniu pism od kontrahentów, jest porównanie danych wynikających z odpowiedzi na wezwania o potwierdzenie salda z saldami ujętymi w ewidencji księgowej jednostki. I tak w przypadku: ● potwierdzenia salda przez kontrahenta bez zastrzeżeń - należy odnotować w zestawieniu roboczym datę otrzymania odpowiedzi i ustaloną wielkość salda, ● otrzymania od kontrahenta pisma, w którym kwestionuje on wysokość salda - należy niezwłocznie przystąpić do czynności mających na celu ustalanie przyczyny powstania różnic, od której zależy sposób ich likwidacji. Przykładowe przyczyny niezgodności, w podziale na etapy, na jakich powstają, ujęto w tabeli. 2 Tabela 2. Przyczyny powstawania niezgodności sald rozrachunków z kontrahentami Etap 1 - przekazywanie korespondencji pomiędzy jednostkami Dotarcie do kontrahenta wezwania do potwierdzenia salda, zanim dotarła do niego faktura (rachunek). Zaginięcie faktury (rachunku), zanim dotarła do kontrahenta lub zagubienie jej w jednostce. Etap 2 - ujmowanie w księgach rachunkowych rozrachunków zarówno u wierzyciela, jak i dłużnika Niezaksięgowanie faktury przez kontrahenta (z powodu opóźnienia w księgowaniu). Ujęcie należności (zobowiązania) w innej kwocie niż wynikająca z dokumentu źródłowego na skutek popełnienia błędu przy wpisywaniu danych do ksiąg (zawyżenie bądź zaniżenie kwoty). Ujęcie zobowiązań po stronie należności lub należności po stronie zobowiązań. Odpisanie przez jedną ze stron należności (zobowiązania) z powodu upływu okresu jej przedawnienia, bez poinformowania o tym fakcie drugiej strony. Dokonanie potrącenia należności i zobowiązań niezgodnie z obowiązującym prawem. Etap 3 - ujmowanie w księgach rachunkowych rozrachunków u wierzyciela Popełnienie błędu rachunkowego polegającego na zaewidencjonowaniu wpłaty na poczet należności w wysokości niższej niż faktycznie była wniesiona przez dłużnika. Przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi lub zaksięgowanie wpłaty na poczet należności innego kontrahenta. Dokonanie przez wierzyciela rozliczenia wpłaty na poczet przeterminowanych należności na należność główną i odsetki, w sytuacji gdy wpłacona kwota nie pokrywała w całości przeterminowanych należności wraz z odsetkami, bez poinformowania o tym dłużnika. Ujęcie rozrachunków jednego kontrahenta na kilku kontach analitycznych spowodowane wprowadzeniem do ksiąg nieprawidłowych danych na temat jego nazwy, adresu i/lub numeru identyfikacji podatkowej. Przypisanie kontrahentowi należności, która nigdy nie powstała (np. na skutek niewywiązania się przez kontrahenta z umowy bądź rezygnacji przez jednostkę z jej realizacji). Nieujęcie na koncie analitycznym wpłaty kontrahenta na skutek takiego opisania przez niego dowodu wpłaty, że nie można było ustalić, od kogo i na poczet czego została wniesiona (w związku z czym została ona zaewidencjonowana na koncie 245 "Wpływy do wyjaśnienia"). Po otrzymaniu od kontrahenta pisma z wyspecyfikowanymi różnicami należy niezwłocznie wszcząć postępowanie wyjaśniające na podstawie dokumentów źródłowych znajdujących się w jednostce: ● faktur, rachunków, ● postanowień o potrąceniu, ● dowodów wpłaty, ● poleceń księgowania, ● umów o realizację dostaw lub usług, ● dokumentacji prowadzenia egzekucji należności. Dokumenty te trzeba porównać z zapisami w ewidencji analitycznej. Pozwoli to wyeliminować błędy w księgach rachunkowych wierzyciela i w ten sposób efekt uzgodnienia salda zostanie osiągnięty. Jeśli przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie wykaże błędów w księgach wierzyciela (rozbieżność salda może być wynikiem błędów w księgach zarówno u jednej, jak i u drugiej strony), należy kontynuować uzgodnienia z kontrahentem tak długo, aż obie strony zgodzą się co do istnienia i wysokości należności. Jeśli do tego nie dojdzie, jedyną możliwością jest ustalenie jej wysokości na drodze sądowej i przymusowe wyegzekwowanie spłaty. Ostateczną decyzję w takiej sprawie powinien podejmować kierownik jednostki po uzyskaniu opinii radcy prawnego na temat możliwości jednostki dochodzenia zapłaty przed sądem (należy ocenić przede wszystkim dokumentację źródłową, a także ekonomiczną opłacalność dla jednostki wszczynania sprawy sądowej w przypadku należności, których koszty dochodzenia mogą być wyższe niż one same). Z punktu widzenia przeprowadzania inwentaryzacji, należności takie należy zaliczyć do należności spornych, przeksięgowując je na konto 240 "Pozostałe rozrachunki" - analitycznie np. 240/5 "Należności sporne i roszczenia", a następnie zinwentaryzować je metodą weryfikacji z dokumentacją źródłową, przyjmując, że ich wielkość jest zgodna z danymi posiadanymi przez wierzyciela (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda, czyli przyjęcia domniemania, że jeśli dłużnik nie odeśle odpowiedniego odcinka wezwania do potwierdzenia salda, to wierzyciel może uznać je za realne. Dlatego w przypadkach, w których wierzyciel otrzymuje: ● zwrotne pisma od doręczycieli z adnotacjami: "adresat nieznany", "pismo niepodjęte w terminie", "odmowa przyjęcia pisma", ● dowód doręczenia wezwania, ten jednak nie odsyła w ustawowym terminie pisma zwrotnego, należy podjąć próby skontaktowania się z dłużnikiem, np. telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej, za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na stronach internetowych dłużników, w celu uzyskania informacji na temat braku odpowiedzi na wezwanie i ewentualnego ustalenia ogólnego stanu firmy (która ze względu na trudną sytuację finansową może unikać kontaktów z kontrahentami i dążyć do uzyskania w efekcie tego przedawnienia swoich zobowiązań). Jeśli mimo podejmowanych prób nie uda się uzyskać potwierdzenia salda należności od wierzyciela, fakt ten należy odnotować w zestawieniu roboczym. Sytuacja taka jest podstawą do zmiany metody inwentaryzacji tych należności na weryfikację z dokumentacją źródłową, gdzie należność przyjmuje się za potwierdzoną w wysokości wynikającej z dokumentów będących w posiadaniu wierzyciela (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). PRZYKŁAD Ile razy trzeba wezwać do potwierdzenia salda kontrahenta, który nie odsyła pism, aby można było uznać inwentaryzację za przeprowadzoną z zachowaniem przepisów i należytej staranności? Określenie procedur przeprowadzania inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami należy do kierownika jednostki. Odpowiednie postanowienia w tej sprawie powinien zawrzeć w instrukcji inwentaryzacyjnej (stanowiącej jednocześnie nieobowiązkową część polityki rachunkowości jednostki ustalanej na podstawie art. 10 uor oraz opis procedur kontroli zarządczej w zakresie gospodarowania mieniem i jego ochrony, opracowywanych na podstawie art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: uofp). W praktyce kierownicy jednostek uzależniają właściwy sposób postępowania od wysokości należności i terminu jej przedawnienia - im wyższa należność i bliższy termin przedawnienia, tym więcej różnych czynności powinien wykonać pracownik, podejmując próbę uzyskania potwierdzenia salda. Kierownik jednostki może np. zarządzić, że w przypadku: ● dużych kwot - do kontrahenta należy wysłać wezwanie do uzgodnienia salda na piśmie za pośrednictwem doręczyciela i jednocześnie przesyłać przypomnienia o konieczności uzgodnienia salda przez pocztę elektroniczną, telefonicznie, faksem, ● małych kwot - przypomnienia o uzgodnieniu sald można przesyłać poprzez darmowe środki łączności (pocztę elektroniczną, skrzynki kontaktowe na stronach internetowych). Przy ustalaniu trybu postępowania trzeba wziąć pod uwagę koszty generowane przez jednostkę w celu wywiązania się z obowiązkowej inwentaryzacji - powinny one być uzasadnione wielkością uzgadnianych należności (art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów). Aby można było uznać, że jednostka wywiązała się z obowiązku inwentaryzacji sald należności, z jej dokumentacji inwentaryzacyjnej powinno wynikać, że wysłała w odpowiednim terminie co najmniej jedno wezwanie do potwierdzenia salda, a przy braku odpowiedzi od kontrahenta albo niemożności doręczenia wezwania - podjęła inne dostępne możliwości skontaktowania się z kontrahentem. Wierzyciel nie ma ustawowych możliwości, aby zmusić dłużnika do potwierdzenia salda i normalne jest, że nie we wszystkich przypadkach takie potwierdzenia uda się uzyskać. Ze względu na to art. 26 ust. 1 pkt 3 przewiduje, że jeśli z uzasadnionych powodów należności od kontrahentów nie mogły zostać zinwentaryzowane w drodze uzgodnienia sald, należy je zinwentaryzować metodą weryfikacji z dokumentacją źródłową jednostki. W takim przypadku z dokumentacji zgromadzonej w ramach inwentaryzacji metodą uzyskania od kontrahentów potwierdzenia powinno wynikać, że kontrahent: ● został przynajmniej raz prawidłowo wezwany przez wierzyciela do potwierdzenia salda jego należności w terminie wskazanym w art. 26 ust. 1 i 3 uor (fakt ten dokumentuje się wydrukiem salda konta analitycznego rozrachunków na dzień uzgadniania salda oraz odcinkiem wezwania do potwierdzenia salda pozostającym w jednostce wraz z dowodem jego wysłania (może być to dowód nadania listowej przesyłki poleconej, dowód wysłania faksu itp.) i doręczenia bądź zwrotu przez doręczyciela z adnotacją świadczącą o niemożności doręczenia przesyłki adresatowi, ● mimo odebrania wezwania nie potwierdził prawidłowości salda swoich należności (okoliczność tę należy udokumentować, np. w formie adnotacji o braku zwrotnego pisma od kontrahenta w wymaganym przez art. 26 ust. 3 pkt 1 uor terminie na ww. wydruku konta analitycznego lub w zestawieniu roboczym). Jeśli podane fakty zostaną potwierdzone w dokumentacji inwentaryzacyjnej, jednostka może zmienić metodę inwentaryzacji takich należności bez narażenia się na zarzut przeprowadzenia inwentaryzacji niezgodnie z uor. Inwentaryzacja w drodze uzgadniania sald należności jest procesem dwustronnym, tzn. jednostka będąca wierzycielem wzywa do potwierdzenia sald swoich należności przez dłużników, z kolei jej wierzyciele wzywają jednostkę do potwierdzenia wysokości swoich należności, które dla jednostki są zobowiązaniami. Aby nie pomylić lub nie pogubić nadchodzących do księgowości pism, należy przestrzegać zasady dokładnej ich segregacji zaraz po wpływie do komórki księgowości na: ● wezwania do uzgodnienia sald otrzymane przez jednostkę jako dłużnika, ● odpowiedzi dłużników jednostki na pisma wystosowane do nich jako wierzyciela. Ponieważ jednostki sektora publicznego są zobowiązane do realizacji zadań przypisanych im przez ustawy, jednostki nie mogą lekceważyć art. 26 ust. 1 pkt 2 uor i nie odsyłać potwierdzeń sald do swoich wierzycieli. Jedyne co mogą zrobić, to mając na uwadze zasadę oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków (art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp) i kierując się zwyczajem przyjętym w rachunkowości, zamiast wysyłać potwierdzenia salda, powinni niezwłocznie regulować wskazane w nich kwoty (oczywiście, pod warunkiem że są one prawidłowe). Sposób przyjęty przy uzgadnianiu sald, gdy jednostka sektora publicznego jest dłużnikiem (ich kontrola z dokumentacją źródłową, korygowanie stwierdzonych błędów w księgach, występowanie na drogę sądową w przypadku zobowiązań spornych), jest taki sam jak opisany wyżej, w przypadku gdy jednostka jest wierzycielem. Jednak mogą występować w tym zakresie przypadki szczególne, tak jak np. wezwanie do uzgodnienia salda przez wierzyciela, który nigdy nie zawarł żadnej umowy z dłużnikiem i nie figuruje w jej ewidencji księgowej. Zdarzają się omyłkowo przesyłane wezwania do potwierdzenia sald, np. w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, które mają podobne nazwy (np. Gmina Kłodzko i Miasto Kłodzko, Gmina Świdnica i Miasto Świdnica), gdzie albo wierzyciele w swojej ewidencji przypisali należność omyłkowo nie tej jednostce, albo źle zaadresowali wezwania do potwierdzenia sald. W takich sytuacjach należy odmówić potwierdzenia salda i poinformować dłużnika o braku w księgach rachunkowych jakichkolwiek transakcji zarejestrowanych z podmiotem, który wezwał jednostkę do jego potwierdzenia. Inną przyczyną otrzymywania wezwań od wierzycieli, którzy nie prowadzili żadnych transakcji z jednostką sektora publicznego będącą dłużnikiem, może być: ● dokonywanie zakupów rzeczy lub usług prywatnie przez pracowników jednostki i żądanie wystawienia rachunku lub faktury na jednostkę (jest tak w przypadku nieprawidłowo rozliczanych świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ZFŚS, gdzie np. pracownikom refunduje się koszty zakupu opału, a pracownik zamiast pobrać od sprzedawcy rachunek/fakturę na siebie, pobiera ją na jednostkę), ● posługiwanie się oprogramowaniem komputerowym służącym do prowadzenia rozrachunków z funkcjami umożliwiającymi automatyczne drukowanie wezwań do potwierdzenia salda, gdzie drukowane są wezwania nawet do dłużników z tzw. kartotek nieczynnych o zerowych saldach, czyli kartotek założonych przed kilku laty dla danego dłużnika, który całkowicie rozliczył się z jednostką i od kilku lat nie prowadził z nią żadnych transakcji. Problemy z przeprowadzeniem inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald mogą mieć jednostki sektora publicznego, które nie prowadzą na bieżąco ewidencji rozrachunków z kontrahentami - ujmują w ewidencji księgowej tylko należności i zobowiązania wymagalne na koniec kwartału, a w skrajnych przypadkach - tylko na koniec roku obrotowego. Te jednostki zazwyczaj nie wywiązują się z inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami wcale albo robią to ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminów ustawowych. Należy zaznaczyć, że jednostki często stosują nieprawidłową interpretację prawa dotyczącego prowadzenia ewidencji księgowej rozrachunków - błędnie przyjmują, że w ramach uproszczenia w rachunkowości nie muszą ewidencjonować należności i zobowiązań, które powstają i są regulowane w ciągu kwartału lub roku obrotowego. Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami uor, która w art. 20 ust. 1 wymaga, aby każda operacja gospodarcza wykonana w okresie sprawozdawczym była wprowadzona do ksiąg rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, przy czym w przypadku płatności dochodów i wydatków ujmuje się również wszystkie etapy rozliczeń poprzedzających tę płatność (art. 40 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 uofp). W ten sposób, np. w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, w których, zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, okresem sprawozdawczym jest miesiąc - do ksiąg rachunkowych danego miesiąca należy wprowadzić zapisy na temat operacji gospodarczych wynikających z zaciągnięcia zobowiązań i ich skonkretyzowania w formie rachunku (faktury) czy też wynikających z ustalenia należności jednostki (w drodze decyzji bądź wynikających z wystawionych rachunków/faktur). Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald z kontrahentami Po zakończeniu uzgodnień z kontrahentami i ustaleniu przyczyn powstania ewentualnych różnic należy sporządzić protokół z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald. Obowiązkowa treść protokołu powinna być określona w przepisach wewnętrznych jednostki. Obowiązkowa treść protokołu z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald 1. Specyfikacja sald poszczególnych należności podlegających uzgodnieniu - wymienionych z podaniem nazw kontrahentów i numerów ich kont szczegółowych, prowadzonych w ramach poszczególnych kont syntetycznych, kwot należności i wymagalnych terminów płatności - dla należności, które zostały w pełni uznane przez kontrahentów lub w pełni opłacone w ustawowym terminie przeprowadzania inwentaryzacji bez odsyłania pisma o uzgodnieniu sald. 2. Szczegółowa specyfikacja sald kontrahentów, co do których powstały rozbieżności - ze wskazaniem kwestionowanych przez nich kwot, ustaleń co do przyczyny powstania niezgodności i wskazaniem ostatecznego sposobu rozliczenia tych rozbieżności. 3. Ogólne zestawienie sald, co do których nie udało się, z przyczyn niezależnych od jednostki, uzyskać potwierdzeń ich prawidłowości od kontrahentów (podając ich nazwy, numery kont analitycznych i wysokość należności) - z adnotacją, że w tym przypadku, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, nastąpiła zmiana metody inwentaryzacji, stąd odpowiednie ustalenia będą zawarte w dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki, przeprowadzanej metodą weryfikacji sald z odpowiednimi dokumentami. 4. Ogólne zestawienie sald należności zagrożonych szybkim przedawnieniem (ze wskazaniem kontrahentów, wysokości należności i terminu przedawnienia) oraz należności zagrożonych nieściągalnością (dotyczy to kontrahentów, którzy mają przeterminowane wierzytelności, nie odesłali potwierdzeń ich sald i nie można się z nimi w żaden sposób skontaktować). Do protokołu należy dołączyć: ● wydruki sald kont, na których ewidencjonowane są należności podlegające uzgodnieniu według stanu na dzień przeprowadzania inwentaryzacji, na których zostały dokonane odpowiednie adnotacje o wysłaniu potwierdzeń sald i ich odesłaniu oraz uznaniu bądź nie przez kontrahentów (część jednostek - obok tych wydruków - stosuje zestawienia w formie tabelarycznej, sporządzane na podstawie danych z ksiąg rachunkowych), ● kopie wysłanych wezwań do uzgodnienia salda wraz z dowodami ich doręczenia kontrahentom oraz odpowiedzi na te wezwania odesłane przez kontrahentów do jednostki (powinny być starannie przechowywane w odpowiedniej kolejności, pozwalającej na szybkie ustalenie, czy inwentaryzacja została przeprowadzona w sposób kompletny - jednostki stosują w tym przypadku zazwyczaj uszeregowanie w kolejności odpowiadającej numerom kont analitycznych kontrahentów), ● kopie dowodów wpłat kontrahentów na poczet uzgadnianych należności (lub wydruki z ich kont analitycznych potwierdzające dokonanie zapłaty należności), ● korespondencję w sprawie uzgodnień z kontrahentami, którzy kwestionowali istnienie bądź wysokość salda. Protokół z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald sporządza główna księgowa w jednym egzemplarzu. W ramach wykonania tej czynności do jej obowiązków należy zbiorcze ujęcie danych przekazanych przez właściwych pracowników i skontrolowanie, czy wszystkie należności wymagające uzgodnienia zostały objęte inwentaryzacją. Główna księgowa, po przeanalizowaniu protokołu, powinna sporządzić polecenia księgowania dotyczące korekt koniecznych do wprowadzenia w księgach rachunkowych jednostki w celu rozliczenia wyników inwentaryzacji (polecenia księgowania należy dołączyć do protokołu). Protokół podpisują: ● osoby przeprowadzające uzgodnienia sald, ● główna księgowa, ● radca prawny - opiniuje on sposób postępowania z należnościami, których nie udało się potwierdzić, a które są zagrożone przedawnieniem, oraz sposób postępowania z wierzytelnościami, których istnienie lub wysokość została zakwestionowana przez wierzycieli. Radca prawny, na podstawie odpowiedniej dokumentacji, sprawdza także, czy cywilnoprawne należności jednostki uznane przez dłużników za przedawnione faktycznie uległy przedawnieniu oraz czy wśród tych należności znajdują się takie, które - zgodnie z art. 56 ust. 1 uofp (w przypadku jednostek państwowych) i art. 59 ust. 3 w związku z art. 56 ust. 1 uofp (w przypadku jednostek samorządowych) - kwalifikują się do umorzenia z urzędu. Ostateczne zatwierdzenie protokołu należy do kierownika jednostki, który powinien również zatwierdzić polecenia księgowania (w tym sporządzone dla należności przedawnionych i umorzonych z urzędu). Wzór 5. Protokół końcowy z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnienia sald z kontrahentami i jej rozliczenia Uzgadnianie stanu innych aktywów (papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, składniki mienia powierzone kontrahentom) W drodze uzgodnienia sald z kontrahentami inwentaryzuje się nie tylko należności jednostki, ale również papiery wartościowe w formie niematerialnej (przyjmujące postać zapisów w umowach i na odpowiednich kontach, w przypadku papierów dopuszczonych do obrotu publicznego - na rachunkach biur maklerskich). Co do zasady, tryb uzgodnień w tym przypadku jest taki sam jak w przypadku sald należności. Po odpowiedniej modyfikacji treści można skorzystać z druków uzgodnienia sald. Wzór 6. Uzgodnienie liczby i wartości papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej Rozbieżności sald wykrywane w drodze uzgodnień powstają najczęściej w wyniku: ● nieujęcia w ewidencji księgowej liczby i wartości nabytych przez jednostkę udziałów i akcji albo nieujęcia operacji zwiększenia lub zmniejszenia liczby i wartości udziałów i akcji, na skutek nieprzekazania przez merytoryczne komórki organizacyjne jednostki odpowiednich dokumentów do komórki księgowości (kopii umów spółek, uchwał spółek o podwyższeniu kapitału lub umorzenia akcji/udziałów itp.), ● błędów w księgowaniu i pomyłek pisarskich lub rachunkowych. Ich uzgodnienie w przypadku stwierdzenia rozbieżności wymaga porównania z dokumentami źródłowymi (umowami i uchwałami zgromadzeń wspólników spółek, w których jednostki mają udziały/akcje). Problemy z przeprowadzeniem tej inwentaryzacji mają jednostki nieprowadzące ewidencji analitycznej do konta 030. Ewidencja ta powinna zapewniać ustalenie wartości poszczególnych składników długoterminowych aktywów finansowych według tytułów (pkt 9 załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Przeprowadzenie uzgodnień nie jest możliwe przy wykorzystaniu ogólnych danych wynikających z obrotów i salda konta syntetycznego. Najczęściej w takich sytuacjach inwentaryzacja w ogóle nie jest przeprowadzana, co stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: ustawa o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych). W razie wystąpienia tego typu nieprawidłowości należy niezwłocznie zaprowadzić odpowiednią ewidencję, na podstawie dokumentów źródłowych. Udokumentowanie faktu przeprowadzenia i rozliczenia tej inwentaryzacji stanowią: ● wydruki z kont analitycznych, ● odesłane przez kontrahentów pisma z potwierdzeniem liczby i wartości papierów wartościowych lub dokumenty, z których wynika, że nie są one zgodne, ● dokumenty źródłowe będące w posiadaniu jednostki, z niezaksięgowania których lub ich błędnego księgowania wynikają różnice. Fakt przeprowadzenia uzgodnienia można odnotować na wydrukach analitycznych, przy poszczególnych pozycjach (wtedy należy załączyć potwierdzenia salda), bądź sporządzić odrębny protokół weryfikacji albo zawrzeć odpowiednie stwierdzenia w ogólnym protokole z weryfikacji sald. Jeśli kontrahent nie potwierdzi w żaden sposób salda, inwentaryzację należy przeprowadzić metodą weryfikacji zapisów księgowych z dokumentacją źródłową. Ostatnia kategoria aktywów, która podlega uzgodnieniu z kontrahentami, to własne aktywa jednostki, powierzone kontrahentom (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Kontrahenci, którym powierzono do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub użytkowania składniki aktywów, mają obowiązek zinwentaryzować je w drodze spisu z natury i powiadomić właściciela o wynikach tego spisu (art. 26 ust. 2 uor). Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w PRB 11/2014 na str. 44. Jeśli kontrahent nie poinformuje w żaden sposób właściciela o stanie znajdujących się u niego aktywów, aktywa te podlegają inwentaryzacji u właściciela w drodze weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją księgową (zostało to szczegółowo omówione w rozdziale dotyczącym weryfikacji sald). Izabela Motowilczuk magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych Podstawy prawne ● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości ( z 2013 r. poz. 330; z 2014 r. poz. 1100) ● Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( z 2014 r. poz. 851; z 2014 r. poz. 1457) ● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( z 2013 r. poz. 885; z 2014 r. poz. 1146) ● Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ( z 2013 r. poz. 168) ● Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( z 2013 r. poz. 289) Funkcja Operacje handlowe | Dokumenty finansowe służy do zarządzania dokumentami finansowymi. Służą one do rejestracji wpływów i wypływów środków pieniężnych w firmie. Operacje finansowe można podzielić na cztery grupy: Operacje kasowe. Rejestrują wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy, tworząc w ten sposób raport kasowy związany z określoną kasą. Każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z kas i numerowany kolejno w ramach tej kasy. W firmie może istnieć więcej niż jedna kasa, lecz każdy pracownik firmy, który wystawia (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe, ma wskazaną domyślną kasę, w której generuje dokumenty (może zmienić kasę, o ile Administrator przyznał mu odpowiednie uprawnienia). Operacje kasowe zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP (Kasa Przyjmie) i KW (Kasa Wypłaci). Operacje bankowe. Rejestrują wypływ i wypływ środków pieniężnych na rachunkach bankowych firmy. Każdy dokument bankowy musi być przypisany do jednego z rachunków i numerowany kolejno w ramach tego rachunku. Operacje bankowe zapisywane są za pomocą dokumentów przelewu: przelewy własne i obce, oraz dokumentów bankowych wpłat i wypłat gotówkowych. Kompensaty. Jest to szczególny rodzaj dokumentu finansowego służący do wzajemnego kompensowania zobowiązań i należności pochodzących faktur zakupu i sprzedaży lub wpływów i wypływów finansowych. Szczególnym przypadkiem kompensaty jest rozliczenie zaliczki, czyli kompensata dodatnich i ujemnych należności albo zobowiązań. Operacja taka umożliwia wzajemne skojarzenie faktury oraz zaliczki zarejestrowanej w rozrachunkach. Saldo (suma) tego typu dokumentu jest zawsze równa zeru, gdyż równoważy on kwotę zobowiązań i należności. Pozycje kompensaty zawierają historię kompensowanych ze sobą rozrachunków. Kompensata powstaje w wyniku skojarzenia zobowiązań i należności w rozrachunkach. W oknie dokumentów finansowych można ją wyłącznie podejrzeć lub skasować w całości. Inne operacje. Obsługują wszystkie pozostałe typy operacji (np. „zapłata w naturze — barter”). Drugim, istotnym kryterium podziału dokumentów finansowych jest kierunek ruchu środków finansowych: Wpływ środków finansowych, zapisywany jest dokumentami: KP, przelew obcy, wpłata gotówkowa na rachunek. Wypływ środków finansowych, zapisywany jest dokumentami: KW, przelew własny, wypłata gotówkowa z rachunku. Kompensata nie należy do żadnej z powyższych grup, gdyż nie powoduje żadnego przepływu środków finansowych. W WAPRO Mag dokumenty finansowe są generowane automatycznie przy okazji prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i są powiązane z konkretnymi dokumentami handlowymi (faktury, rachunki). Natomiast ta część operacji finansowych, która nie jest bezpośrednio związana z handlem (np. opłaty za telefon), może być rejestrowana ręcznie w menu Operacje handlowe | Dokumenty finansowe. Rejestrując nowy dokument finansowy użytkownik powinien określić czy ma on rozliczać jakiś istniejący rozrachunek, czy otwierać nowy zapis rozrachunku (zaliczkę) — do której później przypisane zostaną dokumenty handlowe, czy też ta pozycja nie jest w żaden sposób powiązana z rozrachunkami. Jeżeli dokument finansowy jest powiązany z rozrachunkami, to każda jego pozycja jest skojarzona z jednym konkretnym rozrachunkiem i jest opisana jego nazwą. W dokumencie musi powstać tyle pozycji, ile rozrachunków zamierzamy powiązać z dokumentem. W momencie wyboru opcji rozliczania istniejącego rozrachunku istnieje możliwość wyboru spośród istniejących zapisów w rozrachunkach i wykonania rozliczenia. Jeśli natomiast wybrano opcję rejestracja zaliczki (tworzenie nowego rozrachunku) powstaje zupełnie nowy zapis w rozrachunkach, nie obarczony żadnym terminem wymagalności (termin i sposób płatności). Obsługa rejestru dokumentów finansowych odbywa się w zwykły sposób, analogicznie jak dokumentów magazynowych. Dostępne są wszystkie standardowe operacje, tzn. wystawianie, przeglądanie, modyfikacja, drukowanie i usuwanie. Zmiana rachunków bankowych w dokumentach finansowych jest wykonalna, o ile numeracja rachunków jest ustawiona jako niezależna, natomiast zmana kasy — o ile numeracja jest niezależna względem kas. Ponadto dostępna jest — poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy — funkcja Eksport do Excela. Zasadniczo umożliwia zapisywanie treści rejestru dokumentów finansowych w pliku tekstowym, akceptowanym przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale „Obsługa programu. Eksport zawartości kartoteki / rejestru do Excela”.Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek WAPRO Mag, w rejestrze dokumentów finansowych dostępne są: Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale „Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych”) można stąd uruchomić funkcję: Generowania Raportu kasowego lub Wyciągu bankowego. Okno operacji dodatkowych, otwierane klawiszem [Ctrl+O] — Operacje, lub przez Podręczne menu kontekstowe, aktywowane myszką. Zawiera następujące funkcje: Dostęp do pól dodatkowych. Grupową zmianę pól dodatkowych. Blokowanie i odblokowanie dokumentu. Elektroniczne polecenie przelewu. Opisu działania wymienionych funkcji proszę szukać w innych rozdziałach niniejszej instrukcji, np. o posługiwaniu się polami dodatkowymi — w rozdziale „Funkcje menu Administrator. Definicje. Pola dodatkowe”.Formatka dokumentu finansowego Nagłówek dokumentu finansowego opisują następujące pola: Typ dokumentu. Wybiera się go z listy: KP, KW, polecenie przelew. Numer. Może być generowany automatycznie, lub wprowadzany ręcznie. Proszę zapoznać się z opisem kartoteki typów dokumentów i konfiguracji programu. Data wystawienia. Program proponuje bieżącą (z możliwością zmiany). Płatnik. Wyboru płatnika dokonuje się z jednej z kartotek: kontrahentów, pracowników, urzędów. Tytułem. Pole tekstowe przeznaczone na krótki słowny opis operacji. Wypełnianie pola jest wymagane przez program. Może być wpisywany ręcznie lub słownikowany. Kasa (tylko dokumenty kasowe). Wyboru nazwy kasy dokonuje się z prezentowanej listy (w programie musi być co najmniej jedna kasa). Rachunek (tylko dokumenty bankowe). Numer rachunku wybierany jest z listy banków zapisanych w kartotekach programu. Numer wyciągu bankowego (tylko dokumenty bankowe). W przypadku operacji bankowych użytkownik proszony jest o wypełnienie dodatkowych pól Nazwa banku i Numer rachunku, znajdujących się na zakładce Szczegóły przelewu. Kod operacji. Dodatkowy kod możliwy do wykorzystania podczas definiowania schematów księgowania jako jedno z kryteriów księgowania dokumentów finansowych. W zakładce Inne informacje znajduje się pole: Pracownik. Program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji WAPRO ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu WAPRO Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do WAPRO Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się w niektórych raportach, np. Obroty pracowników. Uwagi. Uwagi dokumentu finansowego, mogą być wpisywane ręcznie lub słownikowane. Specyfikację dokumentu finansowego tworzy się w zakładce Pozycje. Przy każdym wpisie należy podać: Kwotę operacji. Opis słowny operacji. Wpływ operacji na stan rozrachunków. Do wyboru są: Rozlicz rozrachunki. Po otwarciu rejestru rozrachunków należy wskazać na liście pozycję, której dotyczy operacja finansowa. Generuj zapis w rozrachunkach (Zaliczka). Operacja finansowa będzie zapisana jako zaliczka na poczet przyszłych rozliczeń. Brak zapisu w rozrachunkach. Ten sposób zapisu nie wiąże w żaden sposób operacji finansowej ze stanem rozrachunków. Jeden dokument finansowy może zawierać wiele wpisów. Zazwyczaj jednak dokument związany jest z konkretną operacją i zawiera tylko jedną kasowe Jak już wspomniano w rozdziale „Dokumenty finansowe” operacje kasowe (wpłaty i wypłaty gotówkowe z kasy firmy) zapisywane są za pomocą kwitów kasowych KP i KW. W firmie może być wiele niezależnych kas, a każdy dokument kasowy musi być przypisany do jednej z nich. Również każdy pracownik obowiązkowo ma przydzieloną kasę, w której generuje dokumenty. Do okresowego kontrolowania stanu kasy, tj. salda początkowego, sumy wpływów i wypływów gotówki (obliczanych na podstawie analizy kwitów kasowych KP i KW), oraz wynikającego z tych wartości salda końcowego służą raporty kasowe. Dokumenty finansowe włączone do któregoś raportu kasowego są od tego momentu zablokowane do edycji — nie można ich poprawiać, ani kasować, a jedynie przeglądać i drukować. Wyklucza to wprowadzanie zmian do dokumentów już po utworzeniu raportu. Takie dokumenty są w rejestrze oznaczone ikoną kartki przekreślonej czerwoną kreską (druga kolumna). Zachowano jednak możliwość cofnięcia ostatnio wykonanego raportu, następuje wówczas przywrócenie możliwości edycji składających się na ten raport dokumentów. Dokument raportu kasowego jest generowany dla każdej kasy w programie oddzielnie z rozbiciem na waluty analogicznie jest w przypadku raportów bankowych. Na „specjalne okazje” dodano funkcję cofania znacznika fiskalizacji dokumentu finansowego. Operacja — dostępna tylko dla Administratora systemu — wywoływana jest skrótem klawiszowym [Ctrl+Shift+F], może dotyczyć jednego (podświetlonego), lub grupy zaznaczonych dokumentów (operacje grupowe). Zalecana jest szczególna ostrożność w używaniu tej funkcji. Funkcja działa jak przełącznik — kolejne wywołania na zmianę ustawiają i kasują znacznik fiskalizacji. Moment utworzenia kolejnego raportu oraz okres, którego raport ma dotyczyć (czyli zakres dat wystawienia kwitów kasowych) wybiera użytkownik. Program kontroluje ciągłość zestawień — nie jest więc możliwe pozostawienie „dziury” (grupy dokumentów nie włączonych do żadnego raportu). W praktyce oznacza to, że użytkownik określa jedynie datę kończącą raport, zaś data początkowa wynika z poprzedniego raportu. W programie WAPRO Mag uruchomienie funkcji generowania raportów kasowych i wyciągów bankowych (symbolicznie opisanych: RK/WB na przycisku ekranowym) inicjuje się naciskając klawisz [Ctrl+R] przy wyświetlonym rejestrze dokumentów finansowych. Prezentowane jest wówczas okno zatytułowane Raporty finansowe. Nazwę kasy, której dotyczą raporty wybiera się z rozwijalnej listy w zwykły sposób (pole Wybierz kasę). Poniżej okno podzielone jest na dwie części: Z lewej strony prezentowana jest chronologiczna lista raportów w wybranej kasie. Raporty kasowe są numerowane, tak jak inne dokumenty. Przy każdym raporcie podawane są: data jego utworzenia oraz zakres dat wystawienia dokumentów finansowych włączonych do raportu. Dla wskazanego (podświetlonego) na liście raportu wyświetlana jest lista składających się nań dokumentów (w okienku z prawej strony). Oprócz sygnatury podawana jest data wystawienia kwitu kasowego oraz kwota wpływu bądź wypływu gotówki. Powyżej listy dokumentów finansowych wyświetlane jest podsumowane wskazanego raportu: saldo początkowe i końcowe oraz sumaryczna kwota wpływów i wypływów. W oknie Raporty finansowe dostępne są następujące operacje: Tworzenie nowego raportu kasowego, inicjowane klawiszem [Insert]. Przeglądanie nagłówka raportu, klawisz [Shift+F2] lub [F2]. Wyświetlane jest okienko analogiczne jak przy tworzeniu raportu, lecz bez możliwości edycji. Drukowanie raportu, klawisz [Ctrl+D]. Anulowanie ostatniego raportu, klawisz [Delete]. Przy próbie usunięcia wcześniejszego raportu program poinformuje, że operacja jest niedozwolona. Przy tworzeniu nowego raportu należy wypełnić następujące pola: Numer. Raporty kasowe numerowane są przez program. Sposób i format numeru ustawia się korzystając z funkcji Kartoteki | Kartoteki finansowe | Kasy, zakładka Numeracja. Data utworzenia raportu. Program proponuje bieżącą. Data od oraz Data do. Wyznaczają zakres dat wystawienia kwitów kasowych, które mają znaleźć się w raporcie. Proszę zapoznać się z uwagami na wstępie rozdziału „Raporty kasowe”. Waluta. Program pozwala rozbijać raporty kasowe/bankowe na poszczególne waluty. Saldo otwarcia. Przy pierwszym raporcie podawane przez użytkownika, w kolejnych jest równe saldu końcowemu poprzedniego raportu. Wpłaty. Pole obliczane przez program. Wpłaty. Pole obliczane przez program. Saldo zamknięcia. Pole obliczane przez program. Saldo zamknięcia nie może być ujemne! Sprawdzanie bieżącego stanu kasy W wersji WAPRO Mag użytkownicy otrzymali nową funkcję pozwalającą sprawdzić bieżący stan w kasie. Saldo obliczane jest na podstawie różnicy wpłat i wypłat do bieżącej kasy użytkownika. Jeśli użytkownik posiada zatwierdzone raporty kasowe, uwzględniane są one w obliczeniach. Funkcja dostępna jest w oknie Dokumentów finansowych na oknie SUMA w drugiej zakładce. Dane prezentowane są w rozbiciu na waluty, w kolumnie „Data od” prezentowana jest data ostatniego raportu kasowego. Tabela prezentuje listę dokumentów rozpoczynających transakcje, które są zgodne ze zdefiniowanymi wcześniej kryteriami wyboru – Kryteria wyboru rozrachunków – okno Wyszukiwanie rozrachunków. Mogą to być rozrachunki z jednym wskazanym kontrahentem (pracownikiem, urzędem) na podanym koncie, z jednym kontrahentem (pracownikiem, urzędem) na wszystkich jego kontach lub ze wszystkimi kontrahentami (pracownikami, urzędami) kolumn są jednocześnie przyciskami do sortowania. Jeżeli zaznaczysz niektóre pozycje (znak V w lewej skrajnej kolumnie), w podsumowaniu na dole zostaną uwzględnione tylko wybrane należności i wybierzesz jedną z walut z rozwijanej listy walut w górnej, prawej części okna, na liście pokażą się tylko te dokumenty, w których wprowadzono zapisy w wyselekcjonowanej jednostce wybraniu wyświetlania kolumny Waluta kwoty dokumentu zostaną wyświetlone w tych jednostkach pieniężnych, w których zostały wprowadzone. Jeżeli kolumna nie jest zaznaczona, kwoty dokumentów będą wyświetlane w na liście są prezentowane w cieniowanych wierszach, które wspomagają odczyt wpisów dla poszczególnych – informuje o istnieniu znacznika dla transakcji. N – znaczek informuje o istnieniu notatki do danej transakcji. Aby dodać notatkę do wybranej transakcji na liście rozrachunków zaznacz transakcję i wybierz kombinację klawiszy Ctrl+N . e-P – w kolumnie umieszczona jest ikona oznaczająca przelew elektroniczny wystawiony do rozrachunku. Wybranie ikony otwiera okno szczegółów przelewu bankowego. EDP – w kolumnie widoczne są ikonki określające status transakcji wysłanej do ewidencji danych podatkowych w celu wsparcia obsługi zatorów płatniczych: •– transakcja z nieuregulowaną płatnością, wysłana do EDP (koszty -),•– transakcja skorygowana w EDP częściową płatnością (koszty +),•– transakcja skorygowana w EDP całkowitą płatnością (koszty +).Po kliknięciu w ikonkę przy transakcji, zostanie otwarte okno Ewidencja Danych Podatkowych, z widocznym zapisem dla wybranego rozrachunku. Jeżeli na liście rozrachunków zostanie zaznaczonych kilka transakcji, wówczas kliknięcie w ikonkę otworzy okno EDP z widocznymi zapisami dla zaznaczonych rozrachunków. Dni – liczba dni określona w stosunku do terminu (daty) płatności. Jeżeli w oknie wyszukiwania rozrachunków wybrany zostanie filtr Dni po terminie, wówczas w kolumnie Dni prezentowane są dni po terminie płatności. Termin – termin zapłaty dla dokumentu. Stan – określa charakter transakcji (należność, zobowiązanie). W pozycji tej mogą wystąpić skróty: •NP – należności przeterminowane•NT – należności terminowe•NR – należności rozliczone•ZP – zobowiązania przeterminowane•ZT – zobowiązania terminowe•ZR – zobowiązania rozliczone•NB / ZB – transakcje bez określonego terminu płatnościKwota •dla transakcji nierozliczonych – kwota pozostała do rozliczenia transakcji•dla transakcji rozliczonych – kwota dokumentu rozpoczynającego wal. - kwota wyrażona w walucie. Waluta – symbol waluty. Numer – kod podmiotu (symbol literowo-cyfrowy) – dane identyfikujące stronę, z którą prowadzone są rozliczenia: •K – kontrahent•P – pracownik•U – literze określającej typ umieszczony jest numer kontrahenta, pracownika bądź urzędu w kartotece (zbieżny z numerem analityki konta) oraz skrót nazwy. Podmiot – kod podmiotu (np. kontrahenta) ZP – znacznik dla podmiotu z którym prowadzone są rozrachunki. Nr ewid. – numer ewidencyjny dokumentu nadany przez program Nr dok. – numer dokumentu rozpoczynającego transakcję. Data – data wystawienia dokumentu rozpoczynającego transakcję. Dni od daty okresu – W kolumnie prezentowana jest ilość dni, jaka upłynęła od daty okresu sprawozdawczego do daty ostatecznego lub częściowego rozliczenia, czyli daty wprowadzenia odpowiadających im rozrachunków. Data okresu sprawozdawczego – okres sprawozdawczy, sterowany w zależności od rodzaju dokumentu datą wprowadzenia dokumentu lub datą operacji gospodarczej, pobierany jest z formatki dokumentu z pola Okres sprawozdawczy. Konto – numer konta kontrahenta Pod. dla RKP – podstawa do wyliczenia różnic kursowych podatkowych. – znak sumy, położony na dolnym pasku okna – naciśnięcie go lewym przyciskiem myszy spowoduje wyświetlenie na pasku podsumowań (nad dolnym paskiem) informacji: Suma należności kwota zł oraz Suma zobowiązań kwota zł – sumy naliczone ze wszystkich transakcji (złotowych i walutowych) prezentowanych na liście rozrachunków; Saldo kwota zł – różnica sum należności i zobowiązań. Kwoty te podawane są w złotych. Pasek podsumowań można wywołać używając kombinacji klawiszy skrótów: Alt+M. Jeżeli chcesz wyświetlić podsumowania tylko z transakcji walutowych, to w polu Razem (w górnej-prawej części okna) wybierz walutę np. EUR (lub wskaż ją w polu Waluta w oknie wyszukiwania rozrachunków – patrz: Kryteria dla rozrachunków – Okno wyszukiwanie rozrachunków). Pojawią się wówczas kwoty podsumowań w złotych. W celu zmiany na podsumowanie w wybranej walucie należy zaznaczyć pole wyboru Waluty w linii podsumowań. Możesz sumować również grupę wybranych dokumentów, zaznaczając je w skrajnej lewej kolumnie tabeli. Jeśli zmienisz kryteria wyboru transakcji i na liście wystąpią zmiany, kwoty zostaną uaktualnione. Wykresy – (na dolnym pasku) wywołuje menu, z którego można: •wywołać predefiniowane prezentacje przedstawione w formie graficznej oraz tabeli przestawnej. Zestawienia dostępne z okna przedstawiają dane, które są dostępne na zestawieniu rozrachunków w różnych układach. Predefiniowane prezentacje są przykładowymi zestawieniami, na podstawie których użytkownik może zbudować własne zestawienia dostosowane do bieżących, indywidualnych potrzeb.•wywołać okno z listą zestawień graficznych, w którym znajduje się lista predefiniowanych zestawień dotyczących rozrachunków oraz zestawień zdefiniowanych dla tego obszaru przez użytkownika. Zestawienia sporządzane z listy rozrachunków są parametryzowane wyborem transakcji do wyświetlenia na liście. Stan rozliczeń – (na dolnym pasku) wywołuje Okno Stan rozliczeń transakcji przedstawiające szczegółową informację o składnikach transakcji z danego dokumentu (historia rozliczania wskazanej transakcji). Operacje (na dolnym pasku okna) – otwiera menu, z którego można: •dokonać kompensaty rozrachunków i kompensaty walutowej (uruchomić mechanizm wspomagający rozliczanie wzajemnych zobowiązań i należności między kontrahentami)•połączyć transakcje do rozrachunków •ustawić znacznik dla transakcji; •dodać wybrany wyjątek do ewidencji danych podatkowych poleceniem Wstaw do EDP. Po jego wybraniu zostaje otwarte okno informujące o wstawieniu do ewidencji danych podatkowych wyjątków korygujących podstawę opodatkowania. Kwota wyjątków to suma zapisów na kontach wynikowych w dokumencie. W oknie tym Użytkownik może przypisać wyjątki do właściwego okresu, którego koszty będą korygowane z tytułu niezapłaconych rozrachunków. Po zatwierdzeniu wyboru poleceniem OK. zostanie wyświetlony komunikat na temat przebiegu procesu. Wyjątki są następnie zapisywane przez program do ewidencji danych podatkowych jako koszty -.•dokonać korekty dodanego wyjątku w ewidencji danych podatkowych korzystając z polecenia Korekta wyjątku EDP - operacja skorygowania dodanej do EDP pozycji, wynikająca z wykonania operacji na rozrachunkach (np. spłata zobowiązania w części lub całości, wycofanie dokumentu) w następnych okresach. Korektę wyjątku można wykonać tylko dla wyjątków wstawionych lub skorygowanych wcześniej w ewidencji danych podatkowych. •szybko wystawić polecenie pojedynczego przelewu elektronicznego, służący do rozliczenia zobowiązań, otwierając okno e-Przelew pojedynczy, •szybko wystawić pojedynczy druk polecenia przelewu, służący do rozliczenia zobowiązań, otwierając okno Przelew pojedynczy•szybko wystawić polecenie zbiorczego przelewu elektronicznego, który służy do rozliczenia zobowiązań, otwierając okno e-Przelew zbiorczy•szybko wystawić zbiorczy druk polecenia przelewu, który służy do rozliczenia zobowiązań, otwierając okno Przelew zbiorczy•obejrzeć okno z listą e-Przelewów•przygotować monit – wydruk wezwania do zapłaty dla przeterminowanych należności. Monity można drukować pojedynczo lub zbiorczo.•wystawić notę odsetkową dla przeterminowanych należności, program umożliwia wystawianie zbiorczych not odsetkowych, zarówno dla kilku należności jednego kontrahenta, jak dla wielu kontrahentów; zbiorcze noty odsetkowe wystawiane są automatycznie (bez otwierania okna not odsetkowych). Ponadto, korzystając z kombinacji klawiszy Alt+D lub naciskając prawy przycisk myszy i wybierając z menu pozycję Dłużnik eksport rozrachunków można wyeksportować rozrachunki z wybranymi dłużnikami do programu zewnętrznego PC Dłużnik (pod warunkiem, że użytkownik posiada w programie prawo dostępu do danych osobowych oraz współpracy z programem PC Dłużnik).Z menu podręcznego można wybrać raport Aktualizuj status e-Przelewów. Raport służy do aktualizowania w programie Finanse i Księgowość statusu przelewów elektronicznych usuniętych z listy przelewów do wysłania w programie EDS. Raport wykonuje się w oknie Rozrachunków. Raport można wykonać dla dokumentów zapisanych do bufora i lewą, w której przyciskiem (w lewym-górnym obszarze):aby powrócić do widoku dwuczęściowego okna, należy użyć przycisku (w lewym-dolnym obszarze);podobnie działa skrót klawiszy Alt+W, który powoduje wyłączenie/włączenie lewego panelu ogólnofunkcyjną z przyciskami poleceń opisanymi powyżej. Kolumny, które mają być wyświetlane na ekranie można określić (kliknięciem myszą) w odpowiednim wierszu listy kolumn, wywoływanej skrótem klawiszy Alt+O. 25. 03. 2014 | Żaneta Solich Wynagrodzenie to świadczenie, jakie pracodawca zobowiązany jest wypłacać pracownikowi okresowo w zamian za wykonaną przez niego pracę, odpowiednio do rodzaju tej pracy, ilości oraz jakości jej wykonania. Praca jest świadczona w oparciu o wiążący pracownika i pracodawcę stosunek pracy, a więc umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenie itp. Pojęcie wynagrodzenia obejmuje wynagrodzenie zasadnicze, ale również premie, nagrody, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, a także różnego rodzaju świadczenia i należności ze stosunku pracy, takie jak odprawa emerytalno-rentowa, odprawa pieniężna, nagroda jubileuszowa, ekwiwalenty pieniężne, deputaty, odszkodowania itp., które są dodatkowymi składnikami wynagrodzenia. Najbardziej powszechne formy wynagradzania to: wynagradzanie według czasu pracy np. wynagradzanie miesięczne, godzinowe, dniówkowe, tygodniowe, wynagrodzenie według wyników pracy, które występuje w formie wynagrodzenia akordowego, prowizyjnego, wynagrodzenie premiowe. Wysokość wynagrodzeń ustala się na podstawie dokumentów źródłowych takich jak listy obecności, karty pracy, zestawienia przepracowanych godzin, stawek zarobkowych ale także zwolnień lekarskich, dokumentów potwierdzających korzystanie z bezpłatnego urlopu, urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego. Na podstawie tych dokumentów uwzględniając także przyznane nagrody, premie czy odprawy indywidualnie oblicza się wynagrodzenie pracownika. Wypłata wynagrodzenia następuje zazwyczaj na podstawie listy płac. Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie wynagrodzeń dla pracowników i uwzględnia składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne płacone zarówno przez pracownika jak i pracodawcę, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wynagrodzenia netto. Należy pamiętać, że na wysokość oraz sposób obliczania zaliczki na podatek czy składek ZUS mają wpływ także złożone przez pracownika oświadczenia, np.: oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, oświadczenie o otrzymywaniu renty lub emerytury, oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z innego źródła w danym roku kalendarzowym itp. Do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę służy konto 230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Obciążenia tego konta, a więc wypłaty zaliczek na wynagrodzenie i wynagrodzeń netto oraz potrąceń z listy płac księgujemy po stronie Winien tego konta natomiast uznania czyli przede wszystkim wynagrodzenia brutto księgujemy po stronie Ma. Przykład: Pracownik X otrzymuje wynagrodzenie ze stosunku pracy w wysokości 3 100 zł brutto. Koszty uzyskania przychodu wynoszą 111,25zł na miesiąc a pracodawca jest upoważniony do pomniejszania zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek czyli o 46,33 zł. Pracodawca płaci składkę wypadkową w wysokości 0,67%. LISTA PŁAC: 1. Wynagrodzenie brutto za marzec 2014: 3 100 zł 2. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 3 100 zł 3. Składka emerytalna (9,76%) 302,56 zł 4. Składka rentowa (1,5%) 46,50 zł 5. Składka chorobowa (2,45%) 75,95 zł 6. Składki na ubezpieczenia społeczne razem (13,71%) 425,01 zł 7. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ( wynagrodzenie brutto - składki na ubezpieczenia społeczne razem) 2 674,99 zł 8. Składka na ubezpieczenie zdrowotne pobierana z wynagrodzenia (9%) 240,75 zł 9. Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku (7,75%) 207,31 zł 10. Miesięczny koszt uzyskania przychodu 111,25 zł 11. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnych złotych (wynagrodzenia brutto - składki na ubezpieczenia społeczne razem - miesięczny koszt uzyskania przychodu) 2 564 zł 12. Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne ((podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnych złotych x 18%)- 1/12 kwoty wolnej czyli 46,33) 415,19 zł 13. Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (zaliczka na podatek dochodowy przed obliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne - składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku 7,75%) 208 zł 14. Kwota netto do wypłaty (wynagrodzenie brutto - składki na ubezpieczenia społeczne razem - składka na ubezpieczenie zdrowotne pobierana z wynagrodzenia (9%) - zaliczka na podatek dochodowy do pobrania po zaokrągleniu do pełnych złotych) 2 226,24 zł 15. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę 3 100 zł 16. Składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%) 302,56 zł 17. Składka na ubezpieczenie rentowe (6,5%) 201,50 zł 18. Składka wypadkowa (0,67%) 20,77 zł 19. Składka na Fundusz Pracy (2,45%) 75,95 zł 20. Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Socjalnych (0,10%) 3,10 zł 21. Razem koszt pracodawcy (składki pracodawcy + wynagrodzenie brutto) 3 704 zł Reklama ∇ Ewidencja na kontach: Lista płac – wypłata wynagrodzenia za marzec 2014 3 100,00 zł Lista płac – potrącenie obowiązkowych składek: na ubezpieczenia społeczne 425,01 zł ubezpieczenie zdrowotne 240,75 zł zaliczki na podatek dochodowy 208,00 zł WB – przelew wynagrodzenia netto 2 226,24 zł Zarachowanie zobowiązań z tytułu: składek na ubezpieczenia społeczne 524,83 zł składek na Fundusz Pracy FGŚP 79,05 zł WB - przelew składek do ZUS. 1 269,64 zł WB - przelew zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. 208,00 zł Możesz być także zainteresowany Kategoria: Rozrachunki Artykuły z kategorii Rozrachunki Potrącenia z wynagrodzenia pracownika Inwentaryzacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych Szybki zwrot VAT - w ciągu 15 dni Cash pooling w księgach rachunkowych Nabycie wierzytelności - ewidencja księgowa Tworzenie i rozwiazywanie odpisów należności w księgach Wynajem i dzierżawa urządzeń Środki trwałe czy wyposażenie? Zdarzenia następujące po zakończeniu okresu sprawozdawczego Rezerwy urlopowe- zasady tworzenia i ujęcie w księgach Do artykułu 'Ewidencja wynagrodzeń.' nawiązują następujące testy: Pytania i komentarze do tego artykułu (5) Dodaj komentarz

zestawienie należności i zobowiązań druk